Weihnachtsfeier planen: Zeitplan, Budget und Checkliste für Firmen
Eine Weihnachtsfeier für die Firma planen Sie am besten acht Wochen vor dem Termin. Dann sind noch Locations frei, die Einladung kommt rechtzeitig an und das Budget lässt sich in Ruhe aufteilen. Hier steht, was in welcher Woche dran ist, welche Fragen Sie Location und Catering stellen sollten und wie Sie den 110-Euro-Freibetrag im Blick behalten.
Kurz zusammengefasst
Vorlauf: Richtwert acht Wochen. Für beliebte Freitage im Dezember lieber früher anfragen.
Reihenfolge: zuerst Datum, Gästezahl und Budget festlegen, dann Location, dann Catering, Technik und Programm.
Budget: pro Kopf rechnen und 10 Prozent Puffer einplanen. Der steuerliche Freibetrag liegt bei 110 Euro pro Person und Veranstaltung.
Einladung: vier Wochen vorher, mit fester Rückmeldefrist.
Am Abend: ein Ablaufplan für alle Beteiligten und ein geklärter Heimweg.
Schritt 1: Rahmen klären, bevor Sie anfragen
Jede Location und jeder Caterer stellt Ihnen zuerst dieselben Fragen. Wer sie vorab beantwortet, bekommt schneller vergleichbare Angebote.
Datum und Ausweichtermin: Freitage im Dezember sind am gefragtesten. Ein Donnerstag oder ein Termin Ende November ist oft leichter zu bekommen.
Gästezahl: Rechnen Sie mit einer Spanne, zum Beispiel 60 bis 75 Personen. Partner oder Partnerinnen ja oder nein?
Budget: Gesamtbetrag oder Betrag pro Kopf, brutto.
Format: gesetztes Essen, Buffet mit Musik, Aktivität mit anschließendem Essen oder Feier im eigenen Haus.
Ort: Wie weit dürfen die Gäste fahren? Ist die Location mit Bus und Bahn erreichbar?
Legen Sie außerdem fest, wer intern entscheidet. Ein Planungsteam aus zwei bis drei Personen mit einer klaren Ansprechperson ist schneller als eine große Runde.
Schritt 2: Der Zeitplan für acht Wochen
Diese Richtwerte haben sich für Feiern mit 30 bis 200 Gästen bewährt:
Acht Wochen vorher: Rahmen festlegen, drei Locations anfragen, Save-the-Date an alle schicken.
Sechs Wochen vorher: Location und Catering schriftlich buchen. Technik, DJ, Fotografie und Personal anfragen.
Vier Wochen vorher: Einladung mit Rückmeldefrist verschicken. Dienstleister verbindlich buchen, Heimweg planen (Shuttle, Taxi-Kontingent, ÖPNV-Hinweis).
Drei Wochen vorher: Ablaufplan im Entwurf, Reden und Programmpunkte abstimmen.
Zwei Wochen vorher: Bei offenen Rückmeldungen nachfassen, Zwischenstand an die Location melden.
Eine Woche vorher: Finale Gästezahl melden, Ablaufplan an alle Beteiligten verteilen.
Am Vortag: Alle Dienstleister bestätigen lassen, Notfallset packen (Kabel, Ladegeräte, Pflaster, Gästeliste ausgedruckt).
Eine Woche danach: Dankeschön-Mail mit Fotos, Rechnungen prüfen, Notizen für das nächste Jahr festhalten.
Wenn Ihr Termin feststeht, rechnen Sie die Fristen einmal konkret aus. Für eine Feier am Freitag, dem 11. Dezember 2026, heißt das zum Beispiel: Location bis Mitte Oktober anfragen, Einladung bis 13. November verschicken, finale Zahl bis 4. Dezember melden. Im Weihnachtsfeier-Fahrplan sind diese Fristen für den 4., 11. und 18. Dezember bereits eingetragen.
Schritt 3: Location und Catering richtig anfragen
Eine gute Anfrage passt in eine kurze E-Mail: Datum mit Ausweichtermin, Gästezahl als Spanne, Format, Budget pro Kopf und Uhrzeit. Fragen Sie dann gezielt nach:
Ist ein Mindestumsatz oder eine Raummiete fällig, und was ist darin enthalten?
Bis wann ist eine kostenlose Stornierung oder Reduzierung der Gästezahl möglich?
Gibt es eine Sperrstunde oder Lautstärkebeschränkung?
Ist Technik vorhanden (Mikrofon, Beamer, Musikanlage), oder muss sie extern kommen?
Wie werden vegetarische, vegane und allergiefreie Speisen gekennzeichnet?
Getränke pauschal oder nach Verbrauch? Pauschalen sind leichter planbar, Abrechnung nach Verbrauch ist bei zurückhaltendem Publikum oft günstiger.
Bei der Wahl der Verpflegung hilft unser Vergleich Buffet, Flying Buffet oder Menü.
Schritt 4: Budget planen und den Freibetrag beachten
Rechnen Sie pro Kopf und listen Sie alle Posten auf: Location, Speisen, Getränke, Personal, Technik, Musik, Programm, Deko, Fotos, Heimweg und Geschenke. Planen Sie 10 Prozent Puffer ein. Kleine Posten wie Garderobe oder Taxi-Gutscheine summieren sich schnell.
Steuerlich gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro pro teilnehmender Person und Veranstaltung, für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a EStG). Gerechnet wird brutto und mit allen Kosten, also auch Raummiete und Technik. Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet. Was darüber liegt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Mehr dazu im Beitrag 110-Euro-Freibetrag richtig anwenden. Für Ihren konkreten Fall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Schritt 5: Einladung, Programm und der Abend selbst
Die Einladung sollte vier Wochen vorher kommen und alles enthalten, was Rückfragen erspart: Datum, Beginn und Ende, Ort mit Anfahrt, Dresscode, Begleitung ja oder nein, Essenswünsche und eine feste Rückmeldefrist. Textbausteine finden Sie im Beitrag Einladung zur Firmenfeier.
Beim Programm gilt: weniger ist mehr. Eine kurze Begrüßung von höchstens zehn Minuten, ein Programmpunkt nach dem Essen und danach Zeit für Gespräche und Musik. Den Abend halten Sie in einem Ablaufplan fest, den Location, Technik und Team vorher bekommen. Ein Beispiel für einen solchen Zeitplan steht im Beitrag Firmenfeier Ablaufplan.
Klären Sie außerdem den Heimweg. Ein Shuttle oder ein Taxi-Kontingent kostet wenig im Vergleich zu dem, was es an Sicherheit bringt.
Typische Fehler bei der Weihnachtsfeier
Zu spät anfragen: Wer erst im November sucht, hat bei Freitagsterminen oft nur noch Restplätze. Dann hilft ein Plan B, siehe Weihnachtsfeier kurzfristig organisieren.
Keine Rückmeldefrist: Ohne Frist fehlt Ihnen die finale Zahl, und die Location rechnet nach Ihrer Schätzung ab.
Programm ohne Pausen: Gäste wollen vor allem miteinander reden. Ein durchgetakteter Abend wirkt schnell wie ein Pflichttermin.
Technik vergessen: Ein Mikrofon für die Rede und eine Anlage, die den Raum füllt, machen mehr aus als teure Deko.
Häufige Fragen zur Weihnachtsfeier
Wie früh sollte man eine Weihnachtsfeier planen?
Als Richtwert acht Wochen vor dem Termin. Für Freitage im Dezember oder für mehr als 100 Gäste lohnt es sich, schon im Spätsommer anzufragen.
Was kostet eine Weihnachtsfeier pro Person?
Das hängt stark von Format und Location ab. Viele Unternehmen orientieren sich am steuerlichen Freibetrag von 110 Euro brutto pro Person, in den alle Kosten der Feier einfließen.
Wann ist der beste Termin für die Weihnachtsfeier?
Am gefragtesten sind die Freitage Anfang und Mitte Dezember. Donnerstage, Termine Ende November oder eine Neujahrsfeier im Januar sind leichter zu bekommen und oft günstiger.
Muss die Weihnachtsfeier allen Mitarbeitenden offenstehen?
Damit der Freibetrag gilt, muss die Feier grundsätzlich allen Beschäftigten des Betriebs oder einer Abteilung offenstehen. Details klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Sie planen die Weihnachtsfeier und möchten Teile abgeben?
Black Ice Events aus Bochum plant Firmenfeiern im Ruhrgebiet und in ganz NRW. Wir übernehmen die komplette Organisation oder einzelne Teile wie Veranstaltungstechnik und Eventpersonal. Schreiben Sie uns kurz Anlass, Datum, Gästezahl und Ort, wir melden uns mit einem unverbindlichen Vorschlag. Jetzt Event anfragen oder per E-Mail an info@blackiceevents.de.
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