Konferenz- und Kongresstechnik: Checkliste Ton, Bild, Licht, Streaming
Aktualisiert: vor 43 Minuten
Die Technik einer Konferenz oder eines Kongresses muss vor allem eines leisten: Jeder im Saal soll alles gut hören und sehen. Dafür brauchen Sie Beschallung mit passenden Mikrofonen, eine Bildlösung für Folien, Licht für Bühne und Saal, ein belastbares WLAN und eine saubere Stromversorgung, dazu eine Technikprobe und Ersatzgeräte. Bei Kongressen kommen mehrere Säle, eine zentrale Medienannahme und oft Simultandolmetschen hinzu, bei hybriden Formaten Streaming. Diese Checkliste fasst die wichtigsten Punkte zusammen und zeigt, wo die typischen Fehlerquellen liegen.
Kurz zusammengefasst
Ton ist wichtiger als Bild: Wer nichts versteht, hört nicht zu.
Planen Sie mindestens ein Funkmikrofon pro Redner plus Ersatz, dazu Mikrofone für Fragen aus dem Publikum.
Bild und Leinwand müssen aus der letzten Reihe lesbar sein; Schriftgrößen in Folien entsprechend wählen.
Bei Kongressen braucht jeder Saal eigene Technik und Betreuung, Folien laufen über eine zentrale Medienannahme.
Technikprobe mit allen Referenten und ein Ersatzgerät für jedes kritische Teil sind Pflicht.
Ton: Mikrofone und Beschallung
Für Redebeiträge eignen sich Headsets oder Ansteckmikrofone, die beide Hände frei lassen, für Paneldiskussionen zusätzliche Hand- oder Tischmikrofone. Für Fragen aus dem Publikum brauchen Sie mindestens ein bis zwei Funk-Handmikrofone, die Personal durch den Saal trägt. Planen Sie Ersatzbatterien und mindestens ein zusätzliches Funkmikrofon.
Die Lautsprecher müssen den gesamten Saal gleichmäßig abdecken, ohne dass es vorn zu laut und hinten zu leise ist. Bei großen oder nachhallenden Räumen ist eine eingemessene Anlage wichtig. Vermeiden Sie Rückkopplungen durch richtige Positionierung von Mikrofonen und Lautsprechern.
Bild und Licht
Projektion oder LED-Wand: Beamer sind günstiger, brauchen aber Verdunkelung und Platz für die Projektion. LED-Wände sind heller und flexibler, aber kostenintensiver.
Größe: Die Bildfläche muss zur Raumtiefe passen. Als Faustregel sollte die letzte Reihe die Folien problemlos lesen können.
Folienformat und Zuspielung: Fordern Sie Präsentationen in einem einheitlichen Format (meist 16:9) an. Ein zentraler Präsentationsrechner mit allen Folien reduziert Wechselzeiten.
Bildmischung: Bei mehreren Quellen (Redner-Laptop, Videoeinspieler, Kamera) hilft ein Bildmischer.
Licht: Planen Sie Bühnenlicht, dimmbares Saallicht und bei Bedarf Akzentlicht. Achten Sie darauf, dass die Projektion nicht durch Licht gestört wird. Wird gefilmt oder gestreamt, ist gleichmäßiges, blendfreies Licht auf den Rednern besonders wichtig.
Was zu Licht und Ton möglich ist, finden Sie bei Eventtechnik.
WLAN, Strom und Streaming
Gäste-WLAN: Zugangsdaten sichtbar aushängen, Kapazität für mehr als ein Gerät pro Person einplanen.
Technik-Netz: Streaming, Zuspielung und Anmeldesysteme brauchen ein eigenes, stabiles Netz oder eine Kabelverbindung. Fragen Sie die Location nach Bandbreite und Ausfallsicherung.
Strom: Zahl und Position der Steckdosen, Absicherung und Anschlussleistung für LED-Wand und Beschallung vorab klären. Kabel mit Kabelbrücken sichern.
Streaming und Aufzeichnung: Mindestens eine Kamera, eine getrennte Tonmischung für den Stream, ein Encoder und eine Reserveleitung. Online-Gäste brauchen eine eigene Moderation, die Fragen in den Saal bringt. Mehr dazu im Beitrag zu hybriden Events, Kongressen und Tagungen.
Kongresstechnik: mehrere Säle und Simultandolmetschen
Ein Kongress stellt andere Anforderungen als eine Konferenz in einem Saal:
Jeder Saal ist eine eigene Produktion: Plenum und Breakout-Räume brauchen jeweils Beschallung, Mikrofone, Projektion, einen Präsentationsrechner und eine Person am Technikpult.
Zentrale Medienannahme: In einem Speaker-Ready-Room geben Referenten ihre Folien ab und prüfen sie. Von dort werden die Dateien auf die Rechner der jeweiligen Säle verteilt. Das verhindert Laptop-Wechsel auf der Bühne.
Zeitsteuerung: Countdown-Monitore für Redner und ein abgestimmter Zeitplan halten parallele Sessions synchron, damit Gäste zwischen Räumen wechseln können.
Kommunikation: Funk oder Intercom zwischen Sälen, Regie und Vor-Ort-Leitung.
Overflow-Raum: Ist das Plenum voll, kann eine Übertragung in einen zweiten Raum helfen.
Simultandolmetschen: Bei internationalen Kongressen übersetzen Dolmetscherinnen und Dolmetscher live aus einer Kabine. Planen Sie Dolmetschkabinen mit Sicht auf Bühne und Leinwand, eine Dolmetschanlage, Empfänger mit Kopfhörern für die Gäste und Personal für Ausgabe und Rücknahme der Geräte. In der Regel arbeiten pro Sprache zwei Dolmetschende im Wechsel. Sie brauchen Präsentationen und Redemanuskripte vorab. Für kleinere Gruppen oder Führungen kann eine Personenführungsanlage ausreichen. Klären Sie früh mit der Location, ob Platz und Anschlüsse für Kabinen vorhanden sind.
Technikprobe, Ersatzgeräte und Personal
Eine Technikprobe am Vortag oder frühmorgens verhindert Überraschungen:
Mikrofone einzeln testen, auch im Saal laufen und sprechen
Folien aller Referenten auf dem Präsentationsrechner öffnen
Videos und Audioclips mit Ton abspielen
Bildhelligkeit bei verschiedenen Lichtstimmungen prüfen
Präsenter, WLAN und Streaming im vollen Betrieb prüfen
Ersatzgeräte bereitstellen: Mikrofon, Batterien, Adapter, Kabel, zweiter Laptop
Planen Sie mindestens eine technisch verantwortliche Person pro Raum, die während der gesamten Veranstaltung am Pult sitzt, und ein Backup. Legen Sie eine Ansprechperson für Referenten fest. Mehr zu Teamrollen finden Sie im Beitrag zum Orga-Team.
Typische Fehler
Zu wenige Mikrofone für Publikumsfragen: Fragen, die der Saal nicht hört, kosten Zeit.
Keine Probe mit Publikumsdichte: Ein leerer Raum klingt anders als ein voller.
Folien mit zu kleiner Schrift: Die letzte Reihe liest nichts.
Nur ein Gerät pro kritischer Funktion: Fällt es aus, steht das Programm.
Dolmetschkabinen zu spät geplant: Ohne Platz und Sichtachse lässt sich Simultandolmetschen kaum nachrüsten.
Häufige Fragen zur Konferenz- und Kongresstechnik
Wie viele Mikrofone brauche ich?
Pro Redner eines plus Ersatz, bei Panels für jede Person auf dem Podium und für Publikumsfragen mindestens ein bis zwei Funk-Handmikrofone.
Beamer oder LED-Wand?
Beamer eignen sich für abgedunkelte Räume und kleinere Budgets, LED-Wände für helle Räume und besonders hochwertige Darstellung.
Wie früh sollte die Technikprobe stattfinden?
Am Vortag oder, wenn der Raum erst am Veranstaltungstag zur Verfügung steht, mehrere Stunden vor Einlass.
Was brauche ich für Simultandolmetschen auf einem Kongress?
Dolmetschkabinen mit Sicht auf Bühne und Leinwand, eine Dolmetschanlage, Empfänger mit Kopfhörern für die Gäste, in der Regel zwei Dolmetschende pro Sprache und die Unterlagen der Referenten vorab.
Kann die Location die Technik stellen?
Viele Orte haben Grundausstattung. Fragen Sie nach Umfang und Kosten und ergänzen Sie fehlende Technik gezielt.
Sie planen eine Konferenz oder einen Kongress?
Wir planen und betreuen Ton, Bild und Licht für Konferenzen und Kongresse. Mehr zu unserem Angebot unter Konferenzen und Kongresse.
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